ما هو المساعد الافتراضي؟ اكتشف ذلك أدناه.
مع نمو الشركات، يصبح من الصعب السيطرة على جميع العمليات اليومية. وتُعد إدارة الأعمال بسلاسة تحديًا عندما ينخرط الموظفون في بيئة سريعة التغير. ومع ذلك، فإن توظيف موظفين داخليين للمساعدة في عبء العمل ليس دائمًا الحل الأمثل، خاصةً إذا كانت مساحة المكتب محدودة.
هنا يصبح استخدام المساعدين الافتراضيين عملياً.
تتجه المزيد من الشركات إلى توظيف مساعدين افتراضيين، مما يتيح للأفراد العمل عن بُعد. فما هو المساعد الافتراضي تحديداً؟
تابع القراءة للحصول على إجابة عالية المستوى وفهم الأدوار الرئيسية لهؤلاء المحترفين.
ما هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو موظف يقدم خدمات إدارية للشركات أثناء عمله عن بعد من مكاتب المنظمة.
يعمل معظم المساعدين الظاهريين من المنزل ويمكنهم الوصول عن بُعد إلى مستندات متنوعة ، مثل التقويمات المشتركة.
ما الفرق بين المساعد الافتراضي والمساعد التنفيذي؟
على الرغم من أن البعض يفترض أنهما نفس الشيء، هناك فرق بين المساعدين الافتراضيين والمساعدين التنفيذيين.
أولاً ، يعمل المساعدون الافتراضيون عن بُعد ، بينما المساعدون التنفيذيون موظفون بدوام كامل.
على سبيل المثال ، يجب على المساعدين التنفيذيين تقديم تقرير إلى العمل كل يوم لأنهم يعتبرون مساعدين شخصيًا ، ولكن يمكن للمساعدين الافتراضيين العمل من المنزل.
ثانيًا ، يتم دفع أجور المساعدين الظاهريين أقل من المساعدين التنفيذيين.
على سبيل المثال ، يتقاضى المساعدون الافتراضيون المقيمون في الولايات المتحدة رواتبهم بين 50 دولار و 000 ألف دولار في السنة ، بينما يتقاضى المساعدون التنفيذيون رواتب تتراوح بين 60 ألف دولار و 000 ألف دولار في السنة.
يحصل المساعدون التنفيذيون على رواتب أفضل لأنهم يعملون بدوام كامل.
في نهاية المطاف، يعد وجود مساعد جيد أمراً بالغ الأهمية لأنه يساعد في إدارة العمل.
ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟
يقدم المساعد الافتراضي العديد من الخدمات ، بما في ذلك تطوير الأعمال ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والتسويق ، والخدمات الإدارية.
يركز هؤلاء المحترفون على المهام التي لا تتطلب تدريباً خاصاً، مما يسمح لأصحاب الأعمال بالتركيز على قضايا أخرى.
ومع ذلك ، قد يختلف دورهم حسب صاحب العمل.
ما هي أشهر خدمات المساعد الافتراضي؟
تُعد خدمات المساعد الافتراضي شائعة في العديد من المؤسسات.
يفهمون:
- خدمة الزبائن.
- إدخال البيانات.
- تحرير المحتوى.
- البحث العلمي
- مراقبة نفقات الشركة.
ما هي المهام اليومية للمساعد الافتراضي؟
يشارك المساعد الافتراضي في العمليات اليومية للشركة.
إذن ماذا يفعل المساعدون الافتراضيون على أساس يومي؟
تشمل بعض مهامهم إجراء المكالمات الهاتفية، وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني، وجدولة المواعيد المختلفة، وتخطيط السفر. كما أن الاستعانة بمساعدين افتراضيين لكتابة المدونات أمر شائع في العديد من الشركات.
من يحتاج إلى مساعد افتراضي؟
إليكم بعض الأشخاص الذين يحتاجون إلى خدمات المساعد الافتراضي.
1. أصحاب الأعمال
يحتاج أصحاب الأعمال إلى مساعدين افتراضيين، خاصةً عندما تكون الشركة جديدة. فهذا يسمح لهم بالتركيز على عمليات تجارية متعددة دون القلق بشأن المهام الروتينية الأخرى.
سيساعدك المساعد الافتراضي في إدارة الشؤون المالية وخدمات العملاء والتسويق وإعداد تقارير الأعمال.
2. المستقلون المشغولون
عادةً ما يكون المستقلون الذين لديهم العديد من العملاء مشغولين للغاية لأنهم مطالبون بتلبية جميع احتياجات عملائهم. ينتقل معظم هؤلاء المحترفين من مهمة إلى أخرى، وقد ينسون حتى جدولة بعض المهام.
وهنا يأتي دور المساعد الافتراضي.
سيساعدك هؤلاء المساعدون في تخطيط التقويم الخاص بك وإدارة اتصالاتك وتنظيم منصة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.
3. قادة الأعمال
عادةً ما يكون المسؤولون التنفيذيون في الشركة مشغولين لأنهم جزء من إدارة المنظمة.
إنهم بحاجة إلى مساعد افتراضي لمساعدتهم في المهام الإدارية، مثل إدخال البيانات، وإنشاء التقويم الخاص بهم، وتتبع منتجات المنافسين.
يتولى المساعدون الافتراضيون أدوارًا إدارية، مما يخفف عبء العمل عن المديرين التنفيذيين في الشركة.
هل المساعد الافتراضي مطلوب؟
نعم، مع الارتفاع الهائل في عدد مستخدمي الإنترنت، الذين يشكلون خمسة مليارات مستخدم (باللغة الإنجليزية) تتزايد الحاجة إلى خدمات المساعد الافتراضي في جميع أنحاء العالم.
تُفضّل الشركات الصغيرة والكبيرة على حدٍ سواء الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المساعدين الافتراضيين عبر مواقع إلكترونية تربطها بمساعدين افتراضيين ذوي مهارات عالية. كما أن الطلب على هؤلاء المساعدين مرتفع لأن الشركات تعتبرهم أصولاً قيّمة قادرة على زيادة الإيرادات بشكل ملحوظ.
يُتيح توظيف مساعد افتراضي للشركات توفير المال لأنها تدفع للمساعدين الافتراضيين مقابل كل مشروع.
هذا يعني أنه لا يمكنك الدفع لهم إلا عندما تحتاج إلى خدماتهم.
كم ساعة يعمل المساعدون الافتراضيون؟
يمكن للمساعدين الظاهريين العمل تقريبًا ساعات 30 أسبوعياً. وتعتمد هذه الساعات بشكل كبير على مرونتهم، والطلب على العمل، والاتفاقيات مع أصحاب العمل أو العملاء.
بعض المساعدين الافتراضيين لديهم أعمالهم الخاصة؛ وبالتالي، فهم يقررون عدد الساعات التي يرغبون في العمل فيها.
من جهة أخرى، يعمل آخرون لدى شركة كمساعدين افتراضيين بدوام كامل أو جزئي. جميع هذه الخيارات متاحة للشركات والعملاء على حد سواء.
كم يمكنك أن تكسب من المال كمساعد افتراضي؟
بصفتك مساعدًا افتراضيًا، فإن مقدار المال الذي تكسبه يعتمد على مجال خبرتك وخبرتك العملية.
وفقا المجند البريدي ، يمكن للمساعدين الظاهريين كسب ما بين 7 و 62 دولار الوقت، بين 288 دولارًا و 2 دولارًا أمريكيًا أسبوعيًا، حتى 10 875 دولار شهريًا وحتى 15 دولار و 000 ألف دولار لكل في.
ما المؤهلات التي تحتاجها لتكون مساعدًا افتراضيًا؟
من اللافت للنظر أن العمل كمساعد افتراضي لا يتطلب تدريباً رسمياً. مع ذلك، يحتاج المساعدون الافتراضيون المتطوعون إلى خبرة عملية وتدريب أساسي لتلبية احتياجات عملائهم.
فعلى سبيل المثال، تتطلب مجالات التمويل والقانون ووسائل التواصل الاجتماعي والتصميم الجرافيكي وإدارة ريادة الأعمال بعضًا من هذه الخبرات.
فيما يلي بعض المؤهلات التي قد تحتاجها لتكون مساعدًا افتراضيًا:
- لديه خبرة أولى في الإدارة أو السكرتارية أو المساعد المكتبي.
- امتلاك مهارات جيدة في التواصل وإدارة الوقت.
- احصل على شهادة معتمدة من خلال التسجيل في دورات تدريبية للمساعدين الافتراضيين.
تتيح لك هذه الشهادات أن تثبت لعملائك أن لديك معرفة متخصصة وأنك مناسب للمشروع.
على سبيل المثال، إذا كان لديك عملاء يمارسون أعمالاً تجارية دولية بشكل متكرر، ففكر في تعلم بعض اللغات الأجنبية مثل الإسبانية والإيطالية والألمانية والفرنسية. تُقدم هذه الدورات عادةً في أي معهد لغات تختاره.
كيف تصبح مساعدا افتراضيا
دعونا نناقش بعض الخطوات لتصبح مساعدًا افتراضيًا:
1. صقل مهاراتك
إن امتلاك مهارات محددة كمساعد افتراضي يُظهر كفاءتك واحترافيتك، كما أنه يزيد من فرص حصولك على المزيد من فرص العمل.
فعلى سبيل المثال، بما أنه لا يوجد تواصل جسدي رسمي، يعتمد العملاء بشكل أساسي على البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ومكالمات الفيديو للتواصل. لذلك، يجب أن تتمتع بمهارات تواصل شفهية وكتابية استثنائية لأداء هذه المهام.
بالإضافة إلى ذلك ، يطلب أصحاب العمل والعملاء من مساعديهم الافتراضيين ما يلي:
- مهارات الحاسوب
- انضباط
- أن تكون واسع الحيلة ومستعدًا لإيجاد حلول للمهام المستحيلة
- يمكن الاعتماد عليها
- انتبه للتفاصيل
- إبداعي
2. صقل سيرتك الذاتية
إذا كنت تريد أن تصبح مساعدًا افتراضيًا ، فأنت بحاجة إلى تحسين سيرتك الذاتية ومراجعتها.
ضع في اعتبارك سرد جميع مهاراتك وشهاداتك ، والتفكير في خبرتك في العمل وأي معرفة متخصصة لإعلام عملائك وأصحاب العمل بقدراتك المهنية.
ستجعل هذه المعلومات سيرتك الذاتية جذابة وتساعدك على التميز عن المتقدمين الآخرين.
بحث وظائف
يمكنك أن تصبح مساعدًا افتراضيًا من خلال التقدم للوظائف في مؤسسات مختلفة.
إذا لم تكن لديك خبرة، يمكنك التفكير في البدء بوظائف صغيرة ذات أجور منخفضة والعمل تدريجياً على تطوير مهاراتك واكتساب الخبرة.
على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- جرب وكالة توظيف بإمكان الوكالة أن توفر وظائف مساعدين وأن تعرض خدماتك كمساعد افتراضي.
- التواصل مع الناس في الفعاليات . تتيح لك الشبكات التحدث إلى خبراء في مجالات مختلفة ، مما يزيد من فرصك في إجراء مقابلة مع شركة محتملة.
- مواقع العمل . باستخدام خيارات البحث المتقدم ، يمكنك التقدم لوظائف مختلفة في وقت واحد.
3. التحضير للمقابلات
لتحقيق النجاح في مقابلات العمل كمساعد افتراضي، عليك الاستعداد جيداً. إليك بعض النصائح التي ستساعدك في ذلك.
- للحصول على إجابات كاملة لأسئلة المقابلة الروتينية.
- ابحث عن منافذ.
- كن إيجابيًا وواثقًا.
- لديك حجة ختامية قوية.
4. الممارسة
تحتاج إلى التدرب على أن تكون مساعدًا افتراضيًا رائعًا للحصول على الوظيفة. ابحث عن مساعد متمرس واطلب منه النصيحة. طبق هذه النصائح في ممارستك لتعزيز مهاراتك.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء محاكاة للمساعد الافتراضي حيث تقوم بدمج النصائح التي جمعتها من محترفين آخرين.
كيفية تعيين مساعد افتراضي
عند توظيف مساعد افتراضي، ابحث عن عدة مرشحين لاختيار الأفضل.
دعونا نناقش خطوات العثور على مساعد افتراضي.
1. إنشاء وصف وظيفي
يجب أن يحتوي وصف وظيفتك على عناصر التالية:
- المسمى الوظيفي يجب أن يكون المسمى الوظيفي دقيقاً لتجنب إرباك المرشحين. على سبيل المثال، حدد أنك تبحث عن مساعدين افتراضيين.
- ملخص العمل قدّم نبذةً عن شركتك وتوقعاتك من الوظيفة. يمكنك أيضاً ذكر موقع الشركة، حتى لو كان المساعد الافتراضي سيعمل عن بُعد.
- المسؤوليات حدد الأدوار المحددة للمساعد الافتراضي في شركتك.
- الدبلومات والخبرةسلط الضوء على المؤهلات التي تبحث عنها في مساعد افتراضي. على سبيل المثال، اذكر التعليم والمهارات والخبرة التي يجب أن يمتلكها المرشح للتأهل لهذا المنصب.
- راتب حدد أجر المساعد الافتراضي والمزايا الأخرى التي تقدمها شركتك، مثل التغطية الطبية.
2. نشر على لوحات العمل
انشر وصف الوظيفة على مواقع التوظيف لجذب العديد من المرشحين. تُعد هذه المواقع منصة مثالية للشركات الباحثة عن مرشحين محتملين، إذ يلجأ إليها الكثير من الباحثين عن عمل.
يمكنك أيضًا الإعلان شفهيًا عن وظيفة المساعد الافتراضي لجذب المزيد من المرشحين.
3. إجراء المقابلات
حدد مواعيد المقابلات مع المرشحين الذين يستوفون جميع متطلبات الوصف الوظيفي. تتضمن بعض الاعتبارات اللوجستية للمقابلة ما يلي:
- لغات المساعد الافتراضي.
- المنطقة الزمنية للمساعد.
على الصعيد المهني، اختر مساعداً يتمتع بالصفات التالية:
- منظم.
- مرونة.
- عبقري.
- موثوق.
- استباقي.
4. تعيين المرشحين
اختر أفضل ثلاثة مرشحين لعملية التحقق بعد إجراء المقابلات. يجب أن تتضمن عملية التحقق تقييمًا لمؤهلات ومهارات المرشحين.
على سبيل المثال، يمكنك التحقق من مؤهلاتهم الأكاديمية للتأكد من دقتها.
ينبغي عليك أيضًا مراعاة نقاط القوة والضعف لدى كل مرشح لوظيفة مساعد افتراضي لتحديد من يتوافق مع قيم شركتك. وظّف مساعدًا افتراضيًا يلبي جميع متطلباتك ولديه رغبة جادة في المساهمة في نمو الشركة.
أسئلة يطرح fréquemment
فيما يلي بعض الأسئلة الشائعة حول المساعد الافتراضي.
كيف يتم الدفع للمساعدين الافتراضيين؟
مع أن معظم المساعدين الافتراضيين يقبلون الحوالات المالية والشيكات المصرفية، إلا أنهم يفضلون استلام مدفوعاتهم عبر حساباتهم على باي بال. ويفضلون باي بال لأنه خدمة دفع آمنة وموثوقة لمعظم التجار.
كما أنها تتيح حلول دفع شاملة عبر الإنترنت وشخصية تقلل من تهديدات السرقة. بغض النظر عن طريقة الدفع ، يقبل المساعدون الافتراضيون المدفوعات المسبقة أو الأسبوعية أو الشهرية على النحو المتفق عليه مع أصحاب العمل.
كيف يمكنني أن أتدرب لأصبح مساعدًا افتراضيًا؟
لنفترض أنك لا تملك خبرة مباشرة أو أنك تعمل لحسابك الخاص وتبحث عن وظيفة مساعد افتراضي كمبتدئ. في هذه الحالة، يمكنك تدريب نفسك من خلال الالتحاق بدورات تدريبية عبر الإنترنت في مجال المساعدين الافتراضيين لتعلم أفضل الممارسات.
يمكنك أيضاً الانضمام إلى لينكد إن أو مواقع التواصل الاجتماعي الأخرى وطلب المساعدة والمشورة من الخبراء بشأن المهارات التي تحتاج إلى تحسين.
الخاتمة
يشهد العالم تغيرات متسارعة مع ازدياد اعتماد الناس على العصر الرقمي. ومع ذلك، يكتسب العمل عن بُعد والعمل الحر شعبية متزايدة. ونظرًا لأهمية الوقت، فإن الاستعانة بمساعد افتراضي توفر العديد من المزايا.
يستفيدون من خلال مساعدة الشركة على تخفيف عبء العمل ومنحك المزيد من الوقت للتركيز على المهام ذات التأثير الكبير. وجود مساعد افتراضي بجانبك يمكن أن يمنحك ميزة تنافسية في السوق.
فكّر في توظيف أحدهم اليوم!